Muốn đăng bán thực phẩm trên Shopee mà không bị khóa sản phẩm, anh chị cần chuẩn bị đủ ba lớp: hồ sơ pháp lý của sản phẩm (tự công bố, phiếu kiểm nghiệm, nhãn), chứng từ nộp cho sàn theo nhóm ngành, và một trang sản phẩm có ảnh, mô tả khớp đúng với hai lớp đó. Thiếu một lớp, sản phẩm vẫn có thể lên được vài tuần, nhưng sớm muộn sẽ bị yêu cầu bổ sung hoặc bị gỡ đúng lúc đang bán tốt.
Bài này đi theo đúng thứ tự đội QHUB làm khi đưa một sản phẩm thực phẩm lên Shopee. Ví dụ xuyên suốt là trà túi lọc QHUB HERBAL, thương hiệu do chính đội QHUB xây. Mình chỉ kể quy trình và những chỗ hay vấp, không nói doanh số. Anh chị bán trà, cà phê, đồ khô, đặc sản, bánh kẹo đóng gói đều áp dụng được.
Đăng bán thực phẩm trên Shopee khác gì ngành hàng thường?
Với quần áo hay đồ gia dụng, đăng sản phẩm chủ yếu là chuyện ảnh đẹp và tiêu đề đúng từ khóa. Với thực phẩm, sàn và cơ quan quản lý đều quan tâm thêm ba câu hỏi: sản phẩm này đã được công bố chưa, ai chịu trách nhiệm, và người bán có quyền bán không.
Từ ngày 11/08/2026, theo tổng hợp của BigSeller, Shopee áp dụng quy định chứng từ chặt hơn cho nhóm Thực phẩm & Đồ uống (cả hàng nội địa và nhập khẩu), Thực phẩm chức năng, Vitamin và Rượu. Thiếu chứng từ thì không đăng được sản phẩm mới, còn sản phẩm đang bán có thể bị khóa hoặc gỡ. Đây là tài liệu của bên thứ ba, nên anh chị vẫn cần đối chiếu với thông báo trong Kênh Người bán.
Song song, cơ quan quản lý cũng theo dõi sàn rất sát. Cuối tháng 8/2026, Cục An toàn thực phẩm yêu cầu Shopee ngừng bán 11 sản phẩm thực phẩm bảo vệ sức khỏe vi phạm (VTC News đưa tin ngày 29/08/2026). Bài học cho người bán thực phẩm thường: sàn sẽ còn siết hơn, không lỏng ra.
| Lớp chuẩn bị | Gồm những gì | Ai kiểm tra |
|---|---|---|
| Hồ sơ pháp lý sản phẩm | Bản tự công bố, phiếu kiểm nghiệm, nhãn hàng hóa đúng luật | Cơ quan quản lý an toàn thực phẩm, quản lý thị trường |
| Chứng từ cho sàn | Giấy đăng ký kinh doanh, chứng nhận cơ sở hoặc hóa đơn, hợp đồng nguồn hàng | Đội kiểm duyệt Shopee |
| Trang sản phẩm | Ảnh, tiêu đề, mô tả, thuộc tính, hạn dùng, xuất xứ | Khách hàng, Shopee, cả đối thủ báo cáo vi phạm |
Bước 1: hoàn thiện hồ sơ tự công bố trước khi nghĩ đến Shopee
Phần lớn thực phẩm đóng gói sẵn như trà thảo mộc, cà phê, hạt, bánh kẹo, gia vị là thực phẩm thường. Nhóm này phải tự công bố sản phẩm trước khi bán.
Nghị định 46/2026/NĐ-CP ban hành ngày 26/01/2026 từng được dự kiến thay Nghị định 15/2018/NĐ-CP, nhưng đã bị tạm ngưng hiệu lực từ 06/4/2026 theo Nghị quyết 15/2026/NQ-CP. Vì vậy, tính đến tháng 11/2026, việc tự công bố vẫn làm theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP:
- Làm phiếu kiểm nghiệm tại phòng thử nghiệm được chỉ định hoặc công nhận, phiếu có giá trị trong vòng 12 tháng tính đến ngày nộp.
- Lập bản tự công bố theo mẫu, ghi rõ tên sản phẩm, thành phần, chỉ tiêu chất lượng, quy cách bao gói, hạn dùng.
- Đăng công khai bản tự công bố và nộp một bản cho cơ quan quản lý do tỉnh chỉ định.
- Khi đổi tên sản phẩm, xuất xứ hoặc thành phần thì phải tự công bố lại.
Điểm số 4 là chỗ nhiều người bán vấp. Đổi tên cho dễ bán trên sàn, hoặc thêm một vị vào công thức, là phải làm lại hồ sơ. Vì vậy, tên trên Shopee nên dùng đúng tên trong bản công bố, phần mô tả thêm thắt đặt ở sau.
Với QHUB HERBAL, mỗi vị trà có số tự công bố riêng. Trà Dưỡng Nhan ra mắt ngày 13/11/2026 có số 39/ANH KHOI/2026. Số này in trên hộp, ghi trên trang sản phẩm và là thông tin đầu tiên đội chuẩn bị khi đưa lên sàn.
Còn nhóm phải đăng ký thì sao?
Thực phẩm bảo vệ sức khỏe, thực phẩm dinh dưỡng y học, thực phẩm cho chế độ ăn đặc biệt và sản phẩm dinh dưỡng cho trẻ nhỏ không tự công bố được. Nhóm này phải đăng ký bản công bố và đăng ký nội dung quảng cáo. Nếu anh chị bán nhóm này, phần chứng từ trên Shopee sẽ nặng hơn nhiều, và mô tả phải khớp với giấy xác nhận nội dung quảng cáo.
Bước 2: nhãn hàng hóa và mã vạch phải đúng từ lúc in hộp
Nhãn là thứ khách thấy khi nhận hàng, nhưng trên Shopee, nhãn còn được nhìn qua ảnh. Ảnh mặt sau hộp mờ, thiếu thông tin là một trong những lý do khách hỏi lại rất nhiều và đánh giá thấp.
Theo Nghị định 43/2017/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 111/2021/NĐ-CP), nhãn thực phẩm cần có các nhóm thông tin chính:
- Tên sản phẩm, đúng như hồ sơ công bố.
- Tên và địa chỉ tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm về sản phẩm.
- Xuất xứ hàng hóa.
- Định lượng (khối lượng tịnh, số gói).
- Ngày sản xuất, hạn sử dụng.
- Thành phần, thông tin cảnh báo nếu có.
- Hướng dẫn sử dụng, hướng dẫn bảo quản.
Mã vạch không phải nội dung bắt buộc trên nhãn, nhưng với doanh nghiệp bán đa kênh, đây là thứ nên có ngay từ lô in đầu tiên. Mã EAN-13 gồm 13 chữ số: ba số đầu 893 là mã quốc gia Việt Nam, tiếp theo là mã doanh nghiệp, mã sản phẩm và một số kiểm tra cuối. Doanh nghiệp đăng ký quyền sử dụng mã với tổ chức quản lý mã số mã vạch quốc gia (GS1 Việt Nam).
Về chi phí, theo Thông tư 232/2016/TT-BTC mà Luật Việt An tổng hợp (cập nhật 11/2024), phí cấp mới mã doanh nghiệp là 1.000.000đ, phí duy trì hằng năm từ 500.000đ cho loại mã dùng được 100 sản phẩm, nộp trước 30/6 mỗi năm. Khung pháp lý về tiêu chuẩn, chất lượng đã sửa trong năm 2025–2026, nên anh chị kiểm tra lại mức phí và thủ tục trên cổng dịch vụ công trước khi nộp.
Mỗi vị, mỗi quy cách một mã riêng. Trà Dưỡng Nhan dùng mã 8936244311836. Khi đăng lên Shopee, đội QHUB khai đúng mã này vào ô mã vạch (GTIN) của sản phẩm, và dùng cùng mã đó trên TikTok Shop, website, phần mềm kho. Nhờ vậy tồn kho không lệch giữa các kênh.
Bước 3: chuẩn bị chứng từ cho Shopee theo vai trò của mình
Shopee yêu cầu chứng từ khác nhau tùy anh chị là nhà sản xuất, chủ thương hiệu thuê gia công hay nhà phân phối. Bảng dưới tóm theo hướng dẫn BigSeller tổng hợp từ quy định áp dụng ngày 11/08/2026, cộng thêm giấy tờ nền mà đội QHUB luôn chuẩn bị sẵn:
| Vai trò | Chứng từ nên chuẩn bị | Ghi chú |
|---|---|---|
| Nhà sản xuất | Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm hoặc chứng nhận tương đương (GMP, HACCP, ISO 22000…), hóa đơn GTGT gần đây | BigSeller ghi hóa đơn không quá 6 tháng với một số nhóm |
| Chủ thương hiệu thuê gia công | Hợp đồng gia công, chứng nhận cơ sở của nhà máy, bản tự công bố, phiếu kiểm nghiệm | Tên đơn vị chịu trách nhiệm trên nhãn phải khớp hồ sơ |
| Nhà phân phối, đại lý | Hợp đồng đại lý hoặc mua bán, hóa đơn GTGT, tờ khai hải quan với hàng nhập | Nên có thêm giấy ủy quyền của chủ thương hiệu |
| Mọi vai trò | Giấy đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận nhãn hiệu hoặc đơn đăng ký (nếu có) | Cần khi muốn lên Shopee Mall |
Chứng từ cần là ảnh chụp hoặc bản scan màu từ bản gốc, rõ nét, đủ thông tin, có dấu và chữ ký khi cần, còn hiệu lực. Từ tháng 9/2026, Kênh Người bán có tính năng quản lý giấy phép để tải giấy phép ngành hàng, chứng từ cho cả sản phẩm mới lẫn đang bán và theo dõi trạng thái duyệt trên một màn hình (Báo Pháp luật, 10/09/2026).
Kinh nghiệm của đội: đặt toàn bộ hồ sơ mỗi sản phẩm vào một thư mục chung, đặt tên file theo mẫu "mã sản phẩm – loại giấy – ngày hết hạn". Khi sàn yêu cầu bổ sung, người vận hành mất năm phút thay vì hai ngày đi tìm.
Nếu anh chị muốn lên Shopee Mall, điều kiện và hồ sơ khác hẳn shop thường. Xem thêm bài Shopee Mall: điều kiện, phí, hồ sơ đăng ký.
Bước 4: bộ ảnh sản phẩm thực phẩm trên Shopee nên có gì?
Ảnh là thứ quyết định khách có bấm vào hay không. Với thực phẩm, ảnh còn phải trả lời được câu hỏi "cái này có đáng tin không".
Bộ ảnh đội QHUB dùng cho mỗi vị trà trên Shopee có 7–9 ảnh, theo thứ tự:
- Ảnh bìa: nền sạch, thấy rõ hộp và tên vị, đọc được khi thu nhỏ cỡ ô sản phẩm trên điện thoại.
- Ảnh thành phần: bày nguyên liệu thật, ghi tên từng vị. Với Trà Dưỡng Nhan là 9 vị: lá sen, tía tô, hoa hồng, hoa nhài, hoa cúc, táo đỏ, kỷ tử, đông trùng hạ thảo, cỏ ngọt.
- Ảnh quy cách: hộp 30 gói × 3 g, khối lượng tịnh 90 g, không thêm đường, không caffeine.
- Ảnh cách pha: một túi với 200 ml nước sôi, chờ 5 phút.
- Ảnh mặt sau hộp: thấy rõ số tự công bố, đơn vị chịu trách nhiệm, hạn dùng.
- Ảnh dịp dùng: một tách trà giữa giờ làm, hộp trà gói làm quà.
- Ảnh chính sách: giá, mua 2 tặng 1, giao hàng, đổi trả.
Video sản phẩm 20–40 giây nên có: cận cảnh túi trà, màu nước, hơi nóng bốc lên. Không cần lời, chỉ cần chữ ngắn ghi tên vị và thành phần.
Những điều đội tránh trên ảnh thực phẩm: chữ chi chít trên ảnh bìa, hình ảnh người mặc áo blouse trắng gợi ý bảo chứng y tế, ảnh trước và sau, các con số hứa hẹn kết quả. Nhiều sản phẩm bị báo cáo vi phạm không phải vì giấy tờ, mà vì một câu viết quá tay trên ảnh.
Bước 5: viết tiêu đề, mô tả và thuộc tính cho đúng
Tiêu đề Shopee nên theo công thức: tên sản phẩm đúng hồ sơ + loại sản phẩm + thành phần nổi bật + quy cách. Ví dụ: "Trà Dưỡng Nhan QHUB HERBAL trà hoa túi lọc 9 vị lá sen hoa hồng hoa nhài hộp 30 gói". Từ khóa khách hay gõ như "trà túi lọc", "trà hoa" nằm tự nhiên trong tiêu đề.
Mô tả nên có các phần cố định:
- Thành phần và tỷ lệ (nếu đã công bố).
- Quy cách, khối lượng tịnh, hạn dùng, cách bảo quản.
- Cách pha, gợi ý dịp dùng.
- Số tự công bố, đơn vị chịu trách nhiệm, xuất xứ.
- Lưu ý khi dùng: người mẫn cảm với thành phần, phụ nữ có thai, người đang dùng thuốc nên hỏi ý kiến chuyên môn; sản phẩm không phải là thuốc.
- Chính sách đổi trả, giao hàng.
Phần thuộc tính (ngành hàng, thương hiệu, xuất xứ, hạn sử dụng, loại bao bì) phải điền đủ. Chọn sai ngành hàng là nguyên nhân hay gặp khiến sản phẩm bị yêu cầu chứng từ của nhóm khác hoặc bị ẩn.
Trà thường không được nói công dụng sức khỏe. Mọi câu kiểu "uống vào cơ thể sẽ thế nào" đều nên bỏ. Thay vào đó, viết về hương, vị, màu nước, nguyên liệu, nghi thức năm phút pha trà, món quà. Cách viết này vừa an toàn, vừa khiến khách hình dung được sản phẩm rõ hơn.
Về giá, QHUB HERBAL dùng một chính sách cho mọi kênh: giá niêm yết 140.000đ, giá bán 105.000đ, mua 2 tặng 1 với hộp tặng được chọn vị khác. Anh chị nên tính phí sàn trước khi chốt giá, xem bài phí sàn Shopee 2026.
Lỗi hay gặp khi đăng bán thực phẩm trên Shopee
Đây là những lỗi đội QHUB gặp nhiều nhất khi tiếp nhận gian hàng thực phẩm từ doanh nghiệp:
- Tên trên sàn khác tên trong hồ sơ công bố. Khi bị kiểm tra, người bán không chứng minh được sản phẩm đang bán là sản phẩm đã công bố.
- Phiếu kiểm nghiệm, chứng nhận cơ sở hết hạn mà không ai theo dõi. Sản phẩm đang bán đều bỗng bị khóa.
- Copy mô tả từ trang của nhà cung cấp, trong đó có câu nói công dụng. Người bán nghĩ "họ viết vậy được thì mình cũng được".
- Dùng một mã vạch cho nhiều vị, hoặc tự đặt số mã không đăng ký. Tồn kho lệch, khách nhận nhầm vị.
- Ảnh mặt sau mờ, khách phải nhắn hỏi hạn dùng, thành phần.
- Không ghi hạn dùng trong thuộc tính, trong khi đây là thông tin khách thực phẩm rất hay lọc.
- Đăng nhiều sản phẩm trùng nhau để chiếm chỗ hiển thị. Vi phạm chính sách đăng bán và làm loãng đánh giá.
- Nhờ người quen mua và đánh giá. Đánh giá ảo vi phạm chính sách sàn, lại làm sai lệch dữ liệu mình cần để hiểu khách.
Checklist trước khi bấm "Lưu và hiển thị"
| Hạng mục | Câu hỏi kiểm tra | Đạt? |
|---|---|---|
| Hồ sơ công bố | Tên, thành phần trên hồ sơ có khớp hộp và tiêu đề không? | ☐ |
| Phiếu kiểm nghiệm | Còn trong thời hạn quy định không? | ☐ |
| Chứng từ cho sàn | Đã tải đủ loại giấy theo vai trò, bản màu rõ nét chưa? | ☐ |
| Mã vạch | Mỗi vị, mỗi quy cách một mã riêng, khai đúng vào ô GTIN chưa? | ☐ |
| Ảnh | Có ảnh mặt sau đọc được số công bố, hạn dùng không? | ☐ |
| Mô tả | Đã rà hết câu nói công dụng với cơ thể chưa? | ☐ |
| Thuộc tính | Ngành hàng, xuất xứ, hạn dùng đã điền đủ chưa? | ☐ |
| Giá | Đã trừ phí sàn, phí vận chuyển, khuyến mại mà vẫn còn lãi chưa? | ☐ |
Nếu gian hàng còn chưa mở, anh chị bắt đầu từ bài cách mở shop Shopee cho doanh nghiệp, rồi quay lại checklist này khi đăng sản phẩm đầu tiên.
Việc cần làm ngay tuần này
- Lập bảng toàn bộ sản phẩm thực phẩm đang bán, ghi số tự công bố, ngày hết hạn phiếu kiểm nghiệm và chứng nhận cơ sở.
- Vào Kênh Người bán, mở phần quản lý giấy phép, xem sản phẩm nào đang thiếu chứng từ và bổ sung trước khi bị khóa.
- So tên sản phẩm trên Shopee với tên trong hồ sơ, sửa những chỗ lệch.
- Chụp lại ảnh mặt sau hộp cho rõ, thêm vào bộ ảnh mỗi sản phẩm.
- Đọc lại toàn bộ mô tả, bỏ hết câu nói về công dụng với cơ thể.
QHUB Commerce (qhub.com.vn) là đội vận hành gian hàng đa sàn, có đội media chụp ảnh và quay video sản phẩm, đội vận hành sàn lo hồ sơ, chứng từ, chương trình, cùng đội KOC và đội host livestream. Nếu anh chị muốn có người cùng làm gian hàng Shopee cho ngành thực phẩm, xem trang vận hành Shopee.